E-Mails werden ungewollt gefiltert

E-Mails "verschwinden" nicht einfach

Den E-Mail-Postfächern auf unserem Server können Spam- und Viren-Filter zugeordnet werden. Eine super Sache, denn diese Plage wird immer schlimmer. Nur leider verschwinden durch zu "hart" oder falsch eingestellte Filter evtl. auch "gute" E-Mails.

Empfehlungen für Filter-Einstellungen

1. Spam-Filter basierend auf Spamhaus und ORDB werden von beiden Zentralstellen erkannt, die verdächtige Absender registrieren und deshalb als Spam identifizieren. Man muss schon viele Tausende E-Mails mit unerwünschtem Inhalt verschicken, um dort registriert zu werden. Deren Sperrliste ist einsehbar.

Empfehlung: E-Mails, die auf Grund dieses Filters erkannt werden, sind ausnahmslos Spam und können sofort gelöscht werden.

Näheres zu den Zentralstellen unter:

http://www.spamhaus.org/sbl/

http://www.ordb.org/

2. Spam-Filter basierend auf Spam-Assissin-Level werden anhand des Inhalt (unabhängig vom Absender) identifiziert: Erstaunlich: bereits mit einer in Outlook geschriebenen E-Mail im HTML-Format und mit Wörtern wie teeeeeeest reicht aus, um schon einen Spam-Level von 3 oder 4 zu erreichen.

Empfehlung: Filter auf Level 5 einstellen und solche E-Mails in ein seperates E-Mail-Postfach verschieben. Dort kann man von Zeit zu Zeit per Webmail nachschauen, wie gut der Filter arbeitet und evtl. "gute" Mails noch einsehen (was allerdings sehr selten der Fall ist).

Näheres zu Spam-Assissin unter:

http://spamassassin.apache.org/

http://de.wikipedia.org/wiki/SpamAssassin

3. Die Viren-Filter basieren auf High-End-Viren-Filtern von führenden Herstellern und sind sehr zuverläßlich.

Empfehlung: Identifizierte Viren-Mail auf ein eigenes Mail-Konto weiterleiten und dort per WebMail ansehen.
Es könnte auch eine "gute" E-Mail dort drin sein, falls der PC eines "Freundes" verseucht wurde.

Der Viren-Filter auf dem Server ersetzt nicht den Viren-Filter im PC, da man ja auch Viren über das Surfen im Internet einfangen kann.

4. In einem White-List-Filter sollte man jene Absender eintragen, die auf keinen Fall (also auch nicht bei Viren) gelöscht/umgeleitet werden sollen. Jedoch Achtung: unbedingt immer einen aktuellen Viren-Checker auf dem eigenen PC nutzen.

Eine E-Mail an Sie ist nicht angekommen

Wir möchten, dass Sie sich zuverlässig auf unseren E-Mail-Service verlassen können.
Deshalb helfen wir natürlich auch bei Problemfällen. Es kommen eine Vielzahl von Ursachen dafür in Frage, dass eine E-Mail nicht ankommt. Folgende Reihenfolge hat sich in der Suche bewährt:

1. die "nicht angekommene" E-Mail wird von SPAM-Programm des lokalen Rechners fälschlicherweise als SPAM bewertet und erscheint (meistens) nicht im Posteingang

Jede empfangene E-Mail wird in unserem Rechenzentrum vermerkt, wann sie eintraf und was damit gemacht wurde. Bei der Flut von vielen Millionen E-Mails pro Tag ist es jedoch nur zumutbar mit genauem Absender und der Sendezeit eine betreffende E-Mail in diesem Datenberg zu suchen. Häufig ergaben solche Nachforschungen. dass meistens die gesuchte E-Mail in unserem Rechenzentrum richtig ins Empfänger-E-Mail-Postfach geliefert wurde, jedoch bei oder nach der Abholung
durch das E-Mail-Programm oder des Mail-Servers des Empfängers dann nicht richtig lokal zugestellt wurde.

Lösung: Bei der Vielzahl von SPAM-Programmen, die das lokale E-Mail-Programm unterstützen, gibt es Qualitätsunterschiede. Zumindest testweise können Sie diese lokalen SPAM-Filter deaktivieren, um zu prüfen, ob dann der betreffende Absender zustellbar ist.

Sonderfall: Auch der abwechselnde Zugriff mehrerer Rechner auf das gleiche E-Mail-Postfach kann die Ursache sein, dass ein Rechner die E-Mail im Postfach nach Abholung gelöscht hat und anschließend ein zweiter Rechner diese natürlich nicht mehr erhält.


2. die bedreffende E-Mail wird von uns als SPAM bewertet.
Unsere SPAM-Filter, die in der Grundeinstellung des Postfaches mit dem "MailfilterEASY" aktiviert werden, sind absichtlich auf "mittlere Schärfe" eingestellt. D.h. es werde aktuell weit bekannte Absender und momentan auffällig markante Inhalte erkannt.
Unsere SPAM-Erkennung wirkt nicht auf einzelne E-Mails von Absendern, die in "normalem" Umfang E-Mails verschicken - es sei denn deren E-Mail wurden weltweit von Hunderten Empfängern bereits ab SPAM klassifiziert.

Lösung: Ändern Sie im Mail-Postfach der "MailfilterEASY" auf "SPAM markieren" und lassen sich von betreffenden Absender nochmal eine E-Mail schicken. Kommt die E-Mail nun mit [SPAM] in der Betreffzeile an, dann passen wir Ihre Mail-Filter an, in dem dieser Absender für Sie auf "Durchlassen" markiert wird.

Hinweis: die individuellen Mail-Filter (White List, Absenderfilter usw.) sind nur aktiv, wenn die "MailfilterEASY" deaktiviert sind. Um die "MailfilterEASY" in den individuellen Filtern nachzubilden, aktiviert man SPAM-Assin mit ***** (5 Sterne) und den Virus-Filter.


3. Die betreffende E-Mail kommt zum Absender zurück, mit dem Hinweis, dass sie über einen Server mit dynamischer IP-Adresse verschickt wurde.

Unsere Mailserver akzeptieren keine E-Mails von Servern, die über keine feste IP-Adressse mit rückprüfbarem Absender verfügern (keinen so genannten "REVERSE LOOKUP" erlauben). Erfahrungsgemäß sind 98% solcher E-Mails SPAM.

Lösung: Wir können (zumindest testweise) die Rückwärts-Prüfung für Ihre Domain ausschalten. Lassen Sie sich vom betreffenden Absender nochmal eine E-Mail schicken.

Sonderfall: Die Rückmeldung der Abweisung geht nicht an den eigentlichen Absender, sondern wird innerhalb der Firma des Absenders vom zentralen Mail-Empfang zuvor "aussortiert". D.h. die Abweisungsmeldung landet beim Systemadministrator und nicht beim Schreiber der nicht empfangenen E-Mail. Lassen Sie deshalb auf den Empfang von Abweisungsmeldungen prüfen, bevor wir generell für Ihre Domain die Rückwärtsprüfung ausschalten.

E-Mails von Ihnen erreichen den Empfänger nicht

So reduzieren Sie das Filtern der eigenen E-Mails

Hier einige Empfehlungen für Einstellungen und Wichtiges über das Schreiben von E-Mails, die am wenigsten Spam-verdächtig sind.

1. E-Mails nicht im HTML-Format sondern im reinen Text-Format verfassen. Wenn man gestaltete Inhalte braucht, dann als Seite im Web aufbereiten (z.B. in der eigenen Hompage) und in der Text-Mail nur dem Link zu dieser Seite schicken.

2. Im eigenen E-Mail-Programm die eigenen Absenderangaben vervollständigen, indem man sowohl Firma mit dem Absendernamen als auch Antwortadresse mit der eigenen E-Mail-Adresse des Postfaches vervollständigt. Diese Angaben lässt Outlook frei und sie müssen bei Konto-Einrichtung extra ausgefüllt werden.

E-Mails innerhalb unseres Rechenzentrums werden als Spam erkannt

Es kommt zwar sehr selten aber doch gelegentlich vor, dass E-Mails innerhalb unseres Rechenzentrums fälschlicherweise als SPAM erkannt werden. Um unsere Spam-Filter zu optimieren, können wir speziell die betroffenen Absender zur Nicht-Kennzeichnung eintragen.

Unsere Techniker benötigen die komplette E-Mail, welche fälschlicherweise als Spam erkannt wurde.

1. Möglichkeit: Erstellen Sie bitte eine neue E-Mail und ziehen die betroffene E-Mail per Drag & Drop in die neue E-Mail, um sicher zu stellen, dass keine Daten verloren gehen.

Wenn Sie uns aus datenschutzrechtlichen Gründen die komplette E-Mail nicht zukommen lassen möchten, ist es auch möglich uns nur die sogenannten Headerdaten zu übersenden.

2. Möglichkeit: Im Microsoft Outlook können Sie sich die Header Daten wie folgt anzeigen lassen: Klicken Sie hierzu bitte mit der rechten Maustaste auf die betroffene E-Mail und klicken anschließend auf "Eigenschaften" bzw. auf "Nachrichtenoptionen". Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die "Internetkopfzeilen" (Header Daten) mit STRG+A markieren können und mit STRG+C kopieren können. Fügen Sie die Header Daten anschließend bitte mit STRG+V in die eben neu erstellte E-Mail ein.

Wenn Sie Mozilla Thunderbird verwenden können Sie sich die Daten anzeigen lassen, indem Sie auf die E-Mail auswählen und anschließend STRG+U drücken. Die Daten können Sie mit STRG+A markieren und anschließend mit STRG+C kopieren. Fügen Sie die Daten anschließend mit STRG+V in die neu erstellte E-Mail ein.

Achten Sie bitte bitte darauf, dass auch folgende Zeilen in den Header Daten enthalten sind:
X-Spam-CMAETAG: v=1.0 c=1 a=BkseA8tGxNMA:15 a=kGGQqNQXJMlWjJZ2MeNVeQ==:17
a=y0FqyVccAAAA:8 a=2rpWRFuBBxaqnlLcHhwA:9 a=YY1tWABJm5CIiD56Plgqf_abCgAA:4 a=oxt7p--99NwA:10 a=kx4W3VETPGAA:10 a=c5zHXd76wwQA:10