Funktionen und Einstellungen in Outlook

Funktionen und Einstellungen in Outlook

Falls Ihr HostedExchange-Postfach über eine Outlook-Lizenz verfügt, können Sie für die gesamte Vertragslaufzeit eine Vollversion von Outlook 2010, Outlook 2013 oder Outlook 2011 für Mac herunterladen und nutzen.

So können Sie Ihre Outlook Vollversion herunterladen->

Damit stehen Ihnen auch einige besondere Funktionen von Outlook zur Verfügung:

Gemeinsame Kalender

Microsoft Exchange Server bietet die Möglichkeit, Kalender mit anderen Personen, die Exchange-Konten haben, gemeinsam zu nutzen. Ihre Kalender können von anderen Personen, denen Sie entsprechende Berechtigungen erteilt haben, angezeigt werden.

Wenn Sie zum ersten Mal auf einen freigegebenen Kalender zugreifen, wird der Kalender der Liste Freigegebene Kalender im Navigationsbereich hinzugefügt, wo Sie auf ihn zugreifen können, wenn Sie ihn das nächste Mal anzeigen möchten.

Exchange-Kalender freigeben

Kalender freigeben im Navigationsbereich links

Um anderen Hosted Exchange-Benutzern Leserechte für Ihren eigenen Exchange-Kalender einzuräumen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

  1. Öffnen Sie den Kalender in Outlook.
  2. Ab Outlook 2010 klicken Sie in der Registerkarte "Start" auf "Kalender freigeben". In Outlook 2007 klicken Sie auf die Verknüpfung "Kalender freigeben..." im Navigationsbereich in der linken Spalte.

Es öffnet sich die Freigabeeinladung:

  1. Klicken Sie auf "An...", um auszuwählen, wer Zugriff auf Ihren Kalender erhalten soll. Wählen Sie die gewünschten Empfänger und klicken Sie auf "OK".
  2. Hinweis: Bei der Auswahl der Empfänger muss als Adressbuch "Globale Adressliste" ausgewählt sein. Wenn ein anderes Adressbuch gewählt ist, ist die Freigabe des Kalenders nicht möglich.
  3. Geben Sie einen Betreff für die E-Mail an, die der Empfänger der Freigabeeinladung erhält.
  4. Das Kontrollkästchen für "Empfänger zum Anzeigen Ihres Ordners vom Typ 'Kalender' berechtigen" muss aktiviert sein.
  5. Um gleichzeitig mit der Freigabe Ihres Kalender den Zugriff auf den Kalender des Empfängers anzufragen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Berechtigung zum Anzeigen von 'Kalender' des Empfängers anfordern".
  6. Geben Sie im Nachrichtentext den Text für die Nachricht ein, die den Empfänger über die Freigabe des Ordners informiert.
  7. Klicken Sie auf "Senden".
  8. Überprüfen Sie die Informationen im Dialogfeld für die Bestätigung und klicken Sie auf "OK", wenn die Angaben korrekt sind. Der Kalender ist dann für die gewählten Personen freigegeben und die Personen wurden hierüber per E-Mail informiert.

Öffentliche Ordner in Outlook für Hosted Exchange-Postfächer

Um einen oder mehrere öffentliche Ordner für Ihre Hosted Exchange-Postfächer zu beantragen, schicken Sie uns einfach unter Angabe des Postfachs und der gewünschten Ordnernamen eine kurze Miteilung oder rufen uns an.

Weitere technische Kenntnisse sind Ihrerseits nicht nötig. Sobald wir den Auftrag erhalten, kümmern wir uns in Rücksprach mit Ihnen und ohne zusätzliche Kosten für Sie um die Einrichtung.

Öffentliche Ordner in Outlook anzeigen

Wenn Sie in der Liste der E-Mail-Ordner von Outlook keinen Eintrag "Öffentliche Ordner" sehen, klicken Sie bitte zunächst auf das Ordner-Symbol ganz unten links in Outlook, um die Ansicht der Ordnerliste in Outlook zu erweitern.

Sie sehen nun einen Eintrag "Öffentliche Ordner" und können diesen ausklappen. Wurden für das Hosted Exchange-Postfach die entsprechenden Zugriffsrechte vergeben, können Sie nun auf den gewünschten Ordner zugreifen.

Wenn Sie in der Ordnerliste in Outlook den Eintrag "Öffentliche Ordner" sehen, aber nicht auf den gewünschten Ordner zugreifen können, beachten Sie bitte, dass einem Benutzer für das Zugriffsrecht auf

einen Unterordner auch eine Berechtigung auf die übergeordneten Ordner und für den Hauptordner eingeräumt werden muss. Anderenfalls ist ein Zugriff auf den Unterordner nicht möglich.

Öffentliche Ordner in Entourage einbinden

  1. Klicken Sie in der Menüleiste auf "Entourage" und wählen Sie dort den Eintrag "Kontoeinstellungen".
  2. Doppelklicken Sie auf das E-Mail-Konto, für das Sie die öffentlichen Ordner einbinden möchten.
  3. Im Fenster "Konto bearbeiten" gehen Sie dann bitte auf "Erweitert".
  4. Geben Sie in der Zeile "Server für Öffentliche Ordner" die Adresse für die öffentlichen Ordner Ihrer Organisation wie folgt an: https://exchange.df.eu/public/domain.de (Ersetzen Sie bitte "domain.de" durch Ihren eigenen Domainnamen.)
  5. Vergewissern Sie sich, dass die Checkbox bei "Der DAV-Dienst erfordert eine sichere Verbindung (SSL)" aktiviert ist und klicken Sie abschließend auf "OK".
    Die Verbindung zu den öffentlichen Ordnern ist jetzt fertig eingerichtet. Bei der nächsten Synchronisierung mit Ihrem Hosted Exchange-Postfach werden die für Sie freigegebenen öffentlichen Ordner in der Ordnerliste angezeigt und Sie können auf die entsprechenden Ordner zugreifen.

Auch offline auf öffentliche Ordner zugreifen

Um mit Outlook auf Inhalte in öffentlichen Ordnern auch dann zu zugreifen, wenn Sie gerade über keinen Internetzugang verfügen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Klicken Sie in Outlook mit der rechten Maustaste auf den öffentlichen Ordner, dessen Inhalt Sie auch offline verwenden möchten, und wählen dann im Kontextmenü den Eintrag "Zu Favoriten hinzufügen".
  2. Vergeben Sie einen Namen, unter dem der Ordner in den Favoriten angezeigt werden soll, und klicken Sie auf "Hinzufügen". Der Ordner ist dann in der Ordnerliste unter "Öffentliche Ordner", "Favoriten" zu finden.
  3. Um jetzt die Bereitstellung der Inhalte im Offline-Modus zu aktivieren, gehen Sie in der Menüleiste von Outlook auf "Extras" und wählen den Eintrag "Kontoeinstellungen" aus.
  4. Doppelklicken Sie in den E-Mail-Konten bitte auf das Hosted Exchange-Postfach und klicken Sie im nun dargestellten Fenster "E-Mail-Konto ändern" auf "Weitere Einstellungen".
  5. Im Fenster "Microsoft Exchange" wählen Sie den Reiter "Erweitert" und aktivieren die Checkbox bei "Öffentliche Ordner-Favoriten herunterladen".
  6. Klicken Sie auf "OK", um die Einstellung zu übernehmen. Die darunter liegenden Fenster können Sie im Anschluss ohne erneute Bestätigung schließen.

Ab dem nächsten Start legt Outlook jetzt automatisch eine lokale Kopie des öffentlichen Ordners an, so dass Sie auch dann auf die Inhalte zugreifen können, wenn Sie über keine Internetverbindung verfügen und Outlook im Offline-Modus benutzen.